E-Mails archivieren

Wenn Sie intensiv kommunizieren, wird Ihr E-Mail-Postfach schnell voll und unübersichtlich. Viele Mails brauchen Sie momentan nicht, aber vielleicht später noch einmal. Eventuell müssen Sie einige Nachrichten archivieren. Dazu bietet unsere Webmail eine praktische Funktionen, mit der Sie E-Mails in ein Archiv verschieben und dabei automatisch zeitlich oder nach Absender sortieren können.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie das Archiv zunächst einrichten. Dazu benötigen Sie einen separaten Ordner in Ihrem Postfach. Rufen Sie im Einstellungsmenü den Unterpunkt „Ordner“ auf. Dann sehen Sie Ihre vorhandenen Ordner. Mit dem Pluszeichen unten auf der Seite erstellen Sie einen neuen Ordner. Geben Sie dem Ordner einen passenden Namen, z.B. „Archiv“.

Nach dem Speichern wechseln Sie in das Untermenü „Einstellungen“ und zu „Spezialordner“. Dort sehen Sie einen Eintrag „Archiv“ mit einer Auswahlliste (Dropdown-Menü). Hier wählen Sie den zuvor angelegten neuen Ordner aus.

Direkt darunter sehen Sie die Funktion „Archiv aufteilen“. Hier können Sie festlegen, wie das Archiv strukturiert werden soll. Wenn Sie „Keine“ wählen, landen die archivierten Mails ohne weitere Unterteilung im Archiv-Ordner. Sinnvoller ist eine Aufteilung. Sie können das Archiv nach Jahren, Monaten, Absender-Adressen oder nach dem Ursprungsordner einteilen. Für diese Anleitung wählen wir die monatliche Archivierung.

Wenn Sie die Einstellungen gespeichert haben, gehen Sie zurück zum Posteingang. In der Menüzeile mit den Symbolen finden Sie nun das neue Symbol „Archiv“. Um nun eine Mail zu archivieren, markieren Sie diese und klicken Sie anschließend auf das Archiv-Symbol.

Dann wird die Mail nach den gerade festgelegten Regeln in den Archiv-Ordner verschoben. In der linken Spalte sehen Sie nun den Archiv-Ordner mit den entsprechenden Unterordnern, in diesem Beispiel für eine monatliche Archivierung.

Weitere Unterordner des Archivs für Monate oder Absender legt das System automatisch an, wenn eine entsprechende Mail archiviert wird.

 

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