Datenaustausch mit Google Sync

Sie haben die Adressdaten Ihrer Kunden und Ihre Termine an mehreren Stellen gespeichert. Es kann schnell vorkommen, dass die Daten im Service-Portal nicht denen in Ihrem Handy übereinstimmen. Dieses Problem können Sie lösen, indem Sie beide Listen synchronisieren. Dabei hilft Ihnen der Datenaustausch-Assistent.

Grundlegende Funktionsweise

Damit Sie auf einfache und sichere Art Ihre Kontaktdaten mit Ihrem Handy und anderen Geräten abgleichen können, bietet das ServicePortal eine Anbindung an Google-Sync. Informationen von Google hierzu gibt es hier: http://www.google.de/mobile/sync/.

Das Funktionsprinzip ist in etwa so:

Einrichtung

WICHTIG: Bevor Sie Daten synchrinisieren, sollten Sie auf jeden Fall eine Datensicherung von Ihrem Handy durchführen. Es kann immer zu Fehlern kommen, die im schlimmsten Fall dazu führen, dass die Daten von Ihrem Handy gelöscht werden.

Öffnen Sie die Konfiguration, indem Sie unten links im Service-Portal auf den Button „Konfig“ klicken. In der Rubrik Kunden finden Sie den Link „Datenaustausch-Assistent starten“.

Für den Abgleich benötigen Sie einen Austausch mit Google Sync. Wählen Sie also in der rechten Spalte den Link „Google“.

Im nächsten Schritt vergeben Sie einen Namen, unter dem die Einstellungen für den neuen Datenaustausch gespeichert werden und klicken rechts auf „anlegen“.

Auf der nächsten Seite müssen Sie nun festlegen, wie die Synchronisation ablaufen soll. Sie können die Daten in beiden Richtungen gleichzeitig oder einseitig von einer Quelle in die andere übertragen. Die Auswahl treffen Sie separat für Adressen und Termine. Darunter müssen Sie außerdem angeben, welche Art von Handy Sie benutzen. Wenn Sie alles eingestellt haben, klicken Sie auf „weiter“.

Nun müssen Sie die Verbindung zu Google herstellen. Dazu klicken Sie auf der folgenden Seite auf den Link „Google-Login starten“.

Google weist Sie darauf hin, dass Ihre Seite auf Daten von Kontakten und Kalender zugreifen wird. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf den grauen Button „Zugriff erlauben“.

Damit kommen Sie zurück zu Einrichtung des Datenaustausch-Assistenten, der Sie nach Quelle und Ziel fragt. Für den Abgleich vom Service-Portal zu Google müssen Sie in der Liste die Gruppen auswählen, deren Daten Sie benutzen wollen. Wenn Sie keinen Haken setzen, greift das Programm auf alle Einträge zu. Als Standard-Ziel wird bei Google die Gruppe „Meine Kontakte“ genutzt. Falls Sie in Ihrem Google-Konto jedoch schon eine andere Gruppe eingerichtet haben, wählen Sie diese. Außerdem geben Sie an, wie der Datenaustausch-Assistent reagieren soll, wenn ein Kontakt im Service-Portal gelöscht wird.

Weiter unten können Sie sich eine automatische Erinnerung einrichten lassen, um die synchronisierten Daten später noch zu überprüfen und bearbeiten. Zuletzt gibt es noch eine weitere Einstellung für den Fall, dass ein Kontakt bei Google gelöscht wird.

Auf der nächsten Seite werden Ihre Einstellungen nochmal zusammengefasst. Bestätigen Sie einfach mit „Weiter“. Danach sehen Sie, wie der Abgleich abläuft. Klicken Sie unten rechts auf „Fertig“. Der neu angelegte Datenaustausch wird auf der Startseite der Funktion mit Datum angezeigt.

Wenn Sie Ihre Kontakte-Liste bei Google Mail öffnen, sehen Sie die synchronisierten Daten aus dem Service-Portal.