Newsletter

Für die Kundenbindung ist ein Newsletter unverzichtbar. Dabei handelt es sich um eine E-Mail mit regelmäßigen Informationen über neue Angebote und Funktionen, die Sie an Ihre Kunden senden. Im Serviceportal können Sie im entsprechenden Menü die Newsletter verfassen, verschicken und verwalten.

Öffnen Sie das Menü „Kunden“. Dort finden Sie in der oberen Zeilen den Menüpunkt „Newsletter“.

Newsletter Menü

Um einen Newsletter zu schreiben, klicken Sie auf der folgenden Übersichtsseite oben links auf den entsprechenden Link.

Newsletter schreiben

Nun öffnet sich ein großes Eingabeformular.  Zunächst geben Sie dem Newsletter einen aussagekräftigen Titel, indem Sie die Betreff-Zeile ausfüllen. Anschließend schreiben Sie in dem großen Textfeld den eigentlichen Inhalt Ihres Newsletters. Über dem Textfeld sehen Sie eine Reihe von Symbolen. Die Funktionen dienen zur Gestaltung und Formatierung des Inhalts. Wenn Sie regelmäßig mit Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder Open Office arbeiteten, dürften Ihnen die meisten Symbole und Menüs vertraut sein. Bei unklaren Symbolen halten Sie den Cursor einfach über das Symbol, um eine kurze Beschreibung der Funktion einzublenden. Neben der Betreff wählen bei der Archiv-Frage „ja“, wenn der Newsletter für eine spätere Nutzung gespeichert werden soll. Wenn Sie den Newsletter geschrieben haben, klicken Sie unten rechts auf „Speichern &weiter“.

Text schreiben

Auf der nächsten Seite wählen Sie nun die gewünschten Empfänger aus, die den Newsletter erhalten sollen.

Dazu bietet Ihnen das Programm zwei Möglichkeiten. In beiden Fällen werden natürlich nur Kunden berücksichtigt, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

1. Sie nutzen die intelligenten Listen. Dazu klicken Sie auf den ersten Link „Empfängerauswahl mit Liste“. Damit können Sie die Adressaten beispielsweise nach verschiedenen Kriterien wie Geschlecht oder Land filtern. Wenn Sie zuvor bereits eine oder mehrere Listen erstellt haben, erscheint ein Auswahlfenster. Um eine vorhandene Liste zu nutzen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Eintrag.

Anschließend wird der Filter, in diesem Beispiel die Anrede Frau, angezeigt. Die Zahl gibt an, auf wieviele Kunden aus Ihrer Datenbank dieses Kriterium zutrifft. Im Beispiel sind es drei Einträge.

Auf der rechten Seite werden alle Namen aufgelistet, die mit dem Filter ausgewählt wurden. Zu den Namen werden auch die dazugehörigen E-Mail-Adressen angezeigt.

Sie können nun bei Bedarf noch einzelne Namen aus der Liste entfernen, indem Sie in der entsprechenden Zeile statt des grünen Hakens das rote Verbotsschild anklicken.

Wenn Sie keine vorhandene Liste nutzen, sondern eine neue Liste anlegen wollen, klicken Sie in dem Auswahlfenster auf den Link „neue Liste“.

Wie Sie eine neue Liste anlegen, lesen Sie in der Anleitung „Daten filtern mit intelligenten Listen“.

2. Sie suchen die Empfänger über die Gruppen aus, die Sie bereits von anderen Funktionen des Service-Portals kennen. Dazu klicken Sie am Anfang auf den Link „Empfängerauswahl nach Gruppen“. Anschließend setzen Sie einen Haken bei der gewünschten Gruppe, z.B. Kunden.

Dann werden rechts die jeweiligen Mitglieder der Gruppe mit Namen und E-Mail-Adressen angezeigt.

Bei jedem Namen können Sie wieder individuell entscheiden, ob dieser Kunde den Newsletter erhalten soll oder nicht, indem Sie neben dem Namen den grünen Haken oder das rote Symbol anklicken. Abgewählte Namen werden durchgestrichen.

Nach einem Klick auf „Speichern“ sehen Sie eine Vorschau des fertigen Newsletters. Oben links sehen Sie den Betreff und die ausgewählten Empfänger. Darunter wird der Inhalt des Newsletters angezeigt. Die Absender-Adresse und Formatierung richten sich dabei nach den Einstellungen in der Konfiguration. Um daran etwas zu ändern, klicken Sie rechts auf den Link.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf „Jetzt senden“, um die Aktion zu starten.

Sobald Sie Ihre ersten Newsletter verschickt haben, sehen Sie auf der Übersichtsseite eine Liste Ihrer bisherigen Nachrichten. Wählen Sie einen Eintrag aus, um den Text als Grundlage für einen neuen Newsletter zu verwenden.

Falls ein Kunde Probleme beim Empfang des Newsletters hat, überprüfen Sie die möglichen Ursachen, die in der Anleitung „Newsletter kommt nicht an“ beschrieben sind.

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Rubrik: > Service-Portal > Kunden


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