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Tipps für effizientes Arbeiten mit E-Mail

Viele Menschen erleben den Umgang mit dem Medium E-Mail als sehr anstrengend. Das neue, schnelle Medium E-Mail erfordert eine besondere Organisation der Arbeit.

Die wichtigsten Grundregeln

1. E-Mails niemals sofort bearbeiten, sondern nur zu festgelegten Zeiten
2. Alarmierung bei neuen E-Mails abschalten
3. E-Mails nicht sichten, sondern bearbeiten
4. Der Posteingang sollte immer leer sein, nachdem Sie Ihre E-Mails bearbeitet haben

So kann man es umsetzen

• Abrufen von E-Mails
  • Legen Sie feste Zeiten fest, an denen Sie Ihre E-Mails abrufen.
  • Wechseln Sie niemals in Ihr E-Mail-Programm, wenn Sie eine Arbeit zu erledigen haben, die Konzentration erfordert.
  • Klassifizieren Sie E-Mails nach
    • wichtigen und unwichtigen E-Mails
    • dringenden und weniger dringenden E-Mails
  • Viele Menschen sichten E-Mails mehrfach, bevor sie diese Bearbeiten. Je häufiger Sie Ihre E-Mails nur sichten, desto länger brauchen Sie für die Bearbeitung. Besser ist es E-Mails sofort zu bearbeiten.
  • Hüten Sie sich davor, Ihre Zeit mit dem Beantworten unwichtiger, dringender E-Mails zu vergeuden. Viele dringende Mails sind nicht wichtig und können direkt in die Ablage oder gar den Papierkorb.
• Unterordner
  Im E-Mail-Programm können Ordner und Unterordner angelegt werden. Organisieren Sie die Ordner im E-Mail-Programm genau so, wie die Aktenordner in Ihrem Büro-Aktenschrank.

Beispiel für eine gute Ordnerstruktur

• Administration/Buchhaltung
  • Unterordner nach Jahr
    • Weitere Unterordner z.B.
      • Bank
      • Steuerberater
      • Rechnungen
• Projekte / Geschäftspartner
  • Unterordner nach Name des Geschäftspartners
    • Unterordner nach Name des Projekts
• Dokumentation
  • Thema 1
  • Thema N

Arbeitsablauf

Variante A (bevorzugt)

Mit To-do-Liste

• Kleine Jobs (bis zu 15 Minuten) werden zu festen Zeiten sofort erledigt
• Bei großen Jobs wird ein Eintrag in der To-do-Liste gemacht und
• E-Mails werden sofort in den richtigen Ordner befördert. In der To-do-Liste steht dann, wo die Mail zu finden ist.
• Falls erforderlich, können Sie Ihrem Geschäftspartner auch mit einer knappen E-Mail mitteilen, wann er mit einer Antwort rechnen kann

Variante B (Übergangslösung)

Ohne To-do-Liste

Legen Sie zusätzliche Unterordner an:

• Newsletter, die ich mal lesen sollte
• Tolle Ideen
• Noch heute erledigen (Wichtige und dringende E-Mails)
• Diese Woche erledigen (Wichtige E-Mails)
• Monatsabschluss (Buchhaltungsdinge, die warten können)
• Irgendwann mal erledigen (unwichtige Dinge)

Tipps

• Leeren Sie die Ordner zu geplanten Zeiten, Sie verlieren sonst wichtige Dinge aus den Augen.
• Vielfach werden Sie unwichtige E-Mails unbeantwortet lassen müssen, weil Ihnen die Zeit fehlt. E-Mails, die Sie wahrscheinlich nie bearbeiten werden können Sie auch sofort bearbeiten:
  • Abmelden vom Newsletter
  • Mitteilung an den Geschäftspartners, dass Sie nicht interessiert sind.