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> Tipps für effizientes Arbeiten mit E-Mail |  | Anleitung: Tipps für effizientes Arbeiten mit E-MailEine paar Gedanken zum Einsatz von E-Mails und deren Organisation.
Lösung:
Viele Menschen erleben den Umgang mit dem Medium E-Mail als sehr anstrengend. Das neue, schnelle Medium E-Mail erfordert eine besondere Organisation der Arbeit.
Die wichtigsten Grundregeln
- E-Mails niemals sofort bearbeiten, sondern nur zu festgelegten Zeiten
- Alarmierung bei neuen E-Mails abschalten
- Der Posteingang sollte immer leer sein - nachdem Sie Ihre E-Mails bearbeitet haben
So kann man es umsetzen
- Abrufen von E-Mails
- Legen Sie feste Zeiten fest, an denen Sie Ihre E-Mails abrufen.
- Wechseln Sie niemals in Ihr E-Mail-Programm, wenn Sie eine Arbeit zu erledigen haben, die Konzentration erfordert.
- Klassifizieren Sie E-Mails nach
- wichtigen und unwichtigen E-Mails
- dringenden und weniger dringenden E-Mails
- Hüten Sie sich davor, Ihre Zeit mit dem Beantworten unwichtiger, dringender E-Mails zu vergeuden. Viele dringende Mails sind nicht wichtig und können direkt in die Ablage oder gar den Papierkorb.
- Unterordner
Im E-Mail-Programm können Ordner und Unterordner angelegt werden. Organisieren Sie die Ordner im E-Mail-Programm genau so, wie die Aktenordner in Ihrem Büro-Aktenschrank.
Beispiel für eine gute Ordnerstruktur
- Administration/Buchhaltung
- Unterordner nach Jahr
- Weitere Unterordner z.B.
- Bank
- Steuerberater
- Rechnungen
- Projekte / Geschäftspartner
- Unterordner nach Name des Geschäftspartners
- Unterordner nach Name des Projekts
- Dokumentation
Arbeitsablauf
Variante A (bevorzugt)
Mit ToDo-Liste
- Kleine Jobs (bis zu 15 Minuten) werden zu festen Zeiten sofort erledigt
- Bei großen Jobs wird ein Eintrag in der ToDo-Liste gemacht und
- E-Mails werden sofort in den richtigen Ordner befördert. In der ToDo-Liste steht dann, wo die Mail zu finden ist.
- Wo erforderlich können Sie Ihrem Geschäftspartner auch mit einer knappen E-Mail mitteilen, wann er mit einer Antwort rechnen kann
Variante B (Übergangslösung)
Ohne ToDo-Liste
Legen Sie zusätzliche Unterordner an:
- Newsletter, die ich mal lesen sollte
- Tolle Ideen
- Noch heute erledigen (Wichtige und dringende E-Mails)
- Diese Woche erledigen (Wichtige E-Mails)
- Monatsabschluss (Buchhaltungsdinge, die warten können)
- Irgendwann mal erledigen (unwichtige Dinge)
Tipps
- Leeren Sie die Ordner zu geplanten Zeiten, Sie verlieren sonst wichtige Dinge aus den Augen.
- Vielfach werden Sie unwichtige E-Mails unbeantwortet lassen müssen, weil Ihnen die Zeit fehlt. E-Mails, die Sie wahrscheinlich nie bearbeiten werden können Sie auch sofort bearbeiten:
- Abmelden vom Newsletter
- Mitteilung an den Geschäftspartners, dass Sie nicht interessiert sind.
Erstellt: 22.02.2010 Geändert: 22.02.2010 |